Câu 1. Giấy tờ, văn bản nào không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch?

Theo quy định tại Điều 32 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì có 5 loại giấy tờ, văn bản không được dịch để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch:

- Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

- Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.

- Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.

- Giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

- Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

Câu 2. Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ?

Theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì UBND cấp xã chỉ có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

Điểm a Khoản 1, Khoản 4 Điều 5 Nghị định này quy định, Phòng Tư pháp, công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

Câu 3. Chứng thực chữ ký có phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu không?

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Công dân có thể đến bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực (Phòng Tư pháp, UBND cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng) nào để yêu cầu chứng thực chữ ký của mình.

Câu 4. Nhờ người khác thực hiện yêu cầu chứng thực chữ ký được không?

Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực hoặc ký trước mặt công chức tiếp nhận hồ sơ (đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông).

Như vậy, không thể nhờ người khác thực hiện yêu cầu chứng thực chữ ký.

Câu 5. Tự dịch giấy tờ của mình để yêu cầu chứng thực chữ ký được không?

Khoản 2 Điều 31 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định việc chứng thực chữ ký người dịch không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân. Theo đó, người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

- Bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực một trong các giấy tờ quy định tại Khoản 2 Điều 27 của Nghị định này; trừ trường hợp dịch những ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học nhưng thông thạo ngôn ngữ cần dịch;

- Bản dịch đính kèm giấy tờ, văn bản cần dịch.

Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, trừ trường hợp quy định tại Khoản 3 Điều 24 của Nghị định này.

Câu 6. Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch

Theo quy định tại Điều 33 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ) hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Câu 7. Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Điều 37 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Câu 8. Thẩm quyền chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất?

UBND cấp xã  nơi có đất có trách nhiệm chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật đất đai ( Theo quy định tại điểm h, Khoản 2, Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Câu 9. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 trang trở lên, thì khi thực hiện chứng thực, người yêu cầu chứng thực có phải ký vào từng trang hợp đồng, giao dịch không?

Khoản 4 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định:

“…Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch…”

Câu 10. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được thực hiện khi nào?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 38 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Câu 11.  Cơ quan nào có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 38 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch  được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trường hợp sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể chứng thực tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào.

Câu 12. Việc sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được thực hiện thế nào?

Khoản 1 Điều 39 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định việc sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, nếu không làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên và được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Khoản 2 Điều 39 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định người thực hiện chứng thực gạch chân lỗi sai sót cần sửa, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào bên lề của hợp đồng, giao dịch nội dung đã sửa, họ tên, chữ ký của người sửa, ngày tháng năm sửa.

Câu 13. Thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất?

Theo Khoản 6 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định “Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà”

Câu 14: Các trường hợp chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định “Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản” (điểm d khoản 4 Điều 24). Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 02/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, quy định chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cụ thể như sau:

“1. Việc ủy quyền theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thỏa mãn đầy đủ các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.

2. Phù hợp với quy định tại khoản 1 Điều này, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;

b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

3. Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch”.

 Như vậy, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền chỉ được thực hiện trong trường hợp nêu trên.

Phòng Tư pháp huyện (tổng hợp)